Les particuliers et les entreprises sont tenus de conserver pendant une durée minimale les documents susceptibles d’être demandés par l’administration fiscale dans le cadre d’un contrôle. Afin de tenir compte de l’allongement de certains délais de reprise de l’administration, la loi de lutte contre les fraudes sociales et fiscales allonge cette durée de conservation. Pour quelle durée ?

Une durée de conservation alignée sur les délais de reprise de l’administration

Les particuliers et les entreprises sont tenus de conserver pendant une durée minimale les livres, registres, documents comptables, factures et, plus généralement, toutes les pièces susceptibles d’être demandées par l’administration fiscale dans le cadre de l’exercice de ses droits de communication, d’enquête ou de contrôle. Sont notamment concernés :

• les livres comptables (livre-journal, grand livre, livre d’inventaire lorsqu’il est tenu) ;
• les balances comptables ;
• les comptes annuels ;
• les factures émises et reçues, devis et bons de commande et de livraison ;
• les relevés bancaires ;
• les contrats ;
• les justificatifs de frais ;
• les déclarations fiscales ;
• et, plus généralement, tout document permettant de justifier les écritures comptables ou les éléments déclarés à l’administration fiscale.

Cette obligation concerne également les pièces justificatives relatives aux opérations ouvrant droit à déduction en matière de TVA.

Jusqu’à présent, ces documents devaient être conservés pendant 6 ans, à compter de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou, selon les cas, de la date d’établissement des documents concernés.

Cette situation pouvait conduire à une situation paradoxale : l’administration pouvait contrôler une période de 10 ans alors même que le contribuable n’était plus tenu de conserver l’ensemble des documents permettant de justifier sa situation sur toute cette période.

La loi de lutte contre les fraudes sociales et fiscales porte désormais cette durée de conservation à 10 ans.

L’objectif est d’aligner l’obligation de conservation des documents sur les délais de reprise dont dispose l’administration dans certaines situations particulières, notamment lorsqu’elle peut remonter jusqu’à 10 années en arrière pour procéder à des rectifications.

En portant le délai de conservation à 10 ans, le législateur met donc fin à une incohérence et aligne désormais la durée de conservation des documents sur le délai maximal pendant lequel l’administration peut exercer son droit de reprise dans ces situations particulières.

En pratique, cette réforme implique pour les entreprises de revoir, si nécessaire, leurs procédures d’archivage, qu’elles soient papier ou dématérialisées.

Elles devront veiller à conserver pendant 10 ans l’ensemble des documents entrant dans le champ de cette obligation afin d’être en mesure de répondre à toute demande de l’administration fiscale en cas de contrôle.

Cette évolution suppose également d’anticiper les capacités de stockage et les modalités de conservation des documents numériques, dont l’intégrité, la lisibilité et l’accessibilité devront être garanties pendant toute cette période.

Cette nouvelle durée de conservation s’applique aux documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.

Contrôle fiscal : le délai de conservation des documents s’allonge – © Copyright WebLex