Repas des salariés : Une gamme réglementaire à bien connaître pour l’employeur

19 octobre 2019 -

Excepté dans le secteur de l’hôtellerie/restauration, aucun employeur n’est tenu de nourrir ses salariés. Cependant, des règles existent et sont évidemment à connaître. Voici ce que tout dirigeant se doit de savoir au sujet des repas de ses salariés. En cas de manquement, l’URSSAF veille. Espace repas Vos salariés souhaitant déjeuner au sein de l’entreprise […]

Excepté dans le secteur de l’hôtellerie/restauration, aucun employeur n’est tenu de nourrir ses salariés. Cependant, des règles existent et sont évidemment à connaître. Voici ce que tout dirigeant se doit de savoir au sujet des repas de ses salariés. En cas de manquement, l’URSSAF veille.

Espace repas

Vos salariés souhaitant déjeuner au sein de l’entreprise n’ont pas le droit de le faire à l’endroit où ils travaillent. Par contre, vous avez l’obligation de leur réserver un espace dédié à la prise du repas s’ils le demandent.

Les salariés en déplacement

Lorsqu’un salarié est en déplacement dans le cadre de ses missions et qu’il n’a pas la possibilité de rentrer chez lui ou de rejoindre l’entreprise pour prendre son repas (midi et soir), ce repas est considéré comme une dépense supplémentaire exceptionnelle au titre de l’accomplissement de la mission. Ainsi il s’agit de frais de déplacement remboursables par l’employeur (comme le transport ou l’hôtel).

Attention toutefois, la réglementation prévoit une base forfaitaire de remboursement qui est réévaluée chaque année. Sous ce seuil, l’intégralité du repas est remboursée sans charges sociales à régler par l’employeur, ni imposition pour le salarié.

Il existe un cas particulier pour les salariés des SSII : il n’y a plus de prise en charge au-delà de 3 mois chez un même client (car il est alors considéré comme « sédentaire » chez le client).

Les salariés en formation

Lorsqu’un salarié est en formation hors des locaux de l’entreprise, il a droit au remboursement de ses frais de repas. Ce n’est pas le cas si l’organisme de formation prend en charge les repas et qu’ils sont intégrés dans le coût de celle-ci.

Titres restaurant

L’employeur peut décider d’augmenter le pouvoir d’achat de ses employés en leur fournissant des titres restaurants.

Les règles à respecter, dans ce cas, sont les suivantes :

  • Tous les salariés qui justifient d’un repas compris dans leurs horaires de travail doivent en bénéficier, quels que soient leurs revenus, à raison d’un titre par repas si le travail pour l’entreprise a été effectif, ce qui inclut donc les télétravailleurs.
  • Un salarié malade, en congés ou dispensé de préavis ne peut y prétendre pour les jours où il a été absent.
  • Idem lorsque le salarié est en formation.

Afin de bénéficier des exonérations fiscales et sociales, la participation de l’employeur doit être comprise entre 50 et 60 % de la valeur du titre, sans excéder 5.52 € (au 1er janvier 2019).

Attention, la fourniture de titres restaurant n’absout pas de l’obligation de prévoir un espace repas si un ou plusieurs salariés en font la demande.

Risques de redressement

L’URSSAF s’avère traditionnellement vigilante sur ces sujets de repas. En cas de non-respect des règles de calcul pour les exonérations de charges, le redressement portera d’abord sur la fraction indûment exonérée. En cas de mauvaise foi évidente ou de récidive, le redressement pourra porter sur la totalité de la participation.

Indemnités forfaitaires de repas en 2019

Indemnités applicables lorsqu’un salarié est trop éloigné de l’entreprise ou de son domicile pour sa pause repas dans le cadre de sa mission.

CONTRAINTE CONCERNANT LE REPAS BASE POUR L’EXONERATION
Si le salarié doit manger au restaurant (sa mission l’impose) 18.80 € par repas
Si le salarié doit manger hors des locaux de l’entreprise 9.20 € par repas
Si le salarié doit manger sur son lieu de travail, par exemple un chantier, et que celui-ci est hors des locaux de l’entreprise (panier repas) 6.60 € par repas

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